Stundenzettel-Vorlage

Diese Stundenzettel-Vorlage füllen Sie am Bildschirm aus: Beginn, Ende und Pause pro Tag eintragen, der Rechner zieht die Pausen ab und summiert den Monat. Heraus kommt ein PDF mit allen Tagen des Monats, der Summe in Stunden und dezimal und je einer Unterschriftszeile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Zusätzlich gibt es eine CSV-Datei für Excel.

So erstellen Sie den Stundenzettel

1. Monat wählen. Die Vorlage startet mit einem ganzen Monat. Woche, zwei Wochen oder ein einzelner Tag sind ebenfalls möglich.
2. Zeiten eintragen. Pro Tag Beginn, Ende und Pause, zum Beispiel 8:00, 16:30 und 0:30. Eine Schicht, die nach Mitternacht endet, zählt zu dem Tag, an dem sie begonnen hat.
3. Pause prüfen. In der deutschen Voreinstellung zieht der Rechner die gesetzliche Pause automatisch ab, wenn das Pausenfeld leer bleibt. Tragen Sie eine Pause ein, gilt Ihr Wert.
4. Name eintragen. Der Name erscheint oben auf dem Stundenzettel. Lassen Sie das Feld leer, steht dort eine Linie zum Ausfüllen von Hand.
5. Herunterladen. PDF zum Drucken und Unterschreiben oder CSV zum Weiterrechnen in Excel.

Stehen die Zeiten schon in einer Tabelle oder in Notizen, können Sie sie kopieren und einfügen. Der Rechner zeigt vor dem Übernehmen eine Vorschau. Ihre Einträge bleiben nur in diesem Browser gespeichert.

Was auf dem Stundenzettel steht

Das PDF ist eine A4-Seite im Hochformat. Ein ganzer Monat passt in der Regel auf eine Seite. Es enthält:

• den Titel Stundenzettel, den Namen und den Zeitraum mit erstem und letztem Tag,
• eine Zeile für jeden Tag des Zeitraums mit Datum, Wochentag, Beginn, Ende, Pause, Stunden und Dezimalstunden; Tage ohne Arbeit bleiben leer,
• eine Spalte Überstunden, sobald Überstunden anfallen, etwa gegenüber einer eingetragenen vertraglichen Arbeitszeit,
• die Summe des Zeitraums in Stunden und Minuten und als Dezimalzahl, dazu reguläre Stunden und Überstunden,
• auf Wunsch den Bruttolohn, wenn Sie einen Stundenlohn hinterlegt haben,
• die verwendeten Regeln mit Quelle, zum Beispiel Arbeitszeitgesetz, und einen Hinweis, wenn Pausen automatisch abgezogen wurden,
• zwei Unterschriftszeilen: Unterschrift Arbeitnehmer mit Datum und Unterschrift Arbeitgeber mit Datum.

Die Zeile mit den Regeln ist nützlich, wenn später jemand nachfragt, warum an einem Tag 30 Minuten abgezogen wurden: Die Begründung steht auf dem Blatt.

Beispiel: Stundenzettel für einen Minijob

Eine Aushilfe in der Gastronomie arbeitet im Oktober 2026 an fünf Tagen.

So kommt die Summe zustande: 330 + 330 + 375 + 240 + 375 Minuten ergeben 1.650 Minuten, das sind 27 Stunden und 30 Minuten. Am 9. und 17. Oktober liegt die Anwesenheit bei 6:45 Stunden. Die Arbeitszeit beträgt damit mehr als 6 Stunden, deshalb ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben. Bei einem Stundenlohn von 14,00 € ergibt der Monat 27,5 × 14,00 € = 385,00 € brutto.

Für den Lohn zählt immer der Dezimalwert. Wer 27:30 als 27,30 rechnet, kommt auf 382,20 € und damit 2,80 € zu wenig. Mehr dazu unter Minuten in Dezimal.

Wer Arbeitszeiten aufzeichnen muss

Ein Stundenzettel ist für viele Beschäftigte nicht nur praktisch, sondern Pflicht. Die wichtigsten Grundlagen:

• Minijobs und bestimmte Branchen. Nach § 17 Abs. 1 MiLoG muss der Arbeitgeber bei geringfügig Beschäftigten im Sinne von § 8 Abs. 1 SGB IV Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Dasselbe gilt in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, darunter Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Gebäudereinigung und Sicherheitsdienste. Die Aufzeichnung ist spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeit zu erstellen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Minijobs in Privathaushalten nach § 8a SGB IV sind ausgenommen.
• Mehr als 8 Stunden am Tag. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzeichnen, die über 8 Stunden am Werktag hinausgeht, und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren.
• Alle Arbeitnehmer. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen, soweit der Gesetzgeber nichts anderes geregelt hat.

Für die Pausen gilt § 4 ArbZG: mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden, aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten. Pausen zählen nach § 2 ArbZG nicht zur Arbeitszeit, deshalb zieht der Stundenzettel sie ab. Das ist eine Berechnung, keine Rechtsberatung.

PDF, Excel oder Papier

PDF eignet sich, wenn der Stundenzettel unterschrieben und abgeheftet werden soll. Sie können ihn ausgefüllt herunterladen oder nur mit Name und Monat und die Zeiten von Hand nachtragen.

CSV öffnet sich direkt in Excel. In der deutschen Fassung sind die Spalten durch Semikolon getrennt und Dezimalstunden haben ein Komma, Umlaute bleiben erhalten. Die Datei enthält dieselben Spalten wie das PDF, dazu reguläre Stunden und Überstunden je Tag sowie eine Summenzeile.

Eigene Excel-Tabelle. Wer Uhrzeiten in Excel selbst summiert, sollte die Summenzelle mit dem Format [h]:mm formatieren. Sonst zeigt Excel bei mehr als 24 Stunden nur den Rest an, aus 27:30 wird 3:30.

Brauchen Sie keinen Stundenzettel, sondern nur einen schnellen Überblick? Für eine Woche mit Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz gibt es den Arbeitszeitrechner, für das bloße Zusammenzählen von Stunden den Stundenrechner.

Für mehrere Mitarbeiter gibt es eine Team-Version mit einem monatlichen Stundenzettel als PDF pro Person und einem CSV-Export für die Lohnabrechnung.

Häufige Fragen

Was gehört auf einen Stundenzettel?

Name, Zeitraum und für jeden Arbeitstag Datum, Beginn, Ende, Pause und die Arbeitszeit, am Ende die Summe. Unterschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber bestätigen, dass beide Seiten die Zeiten geprüft haben.

Brauchen Minijobber einen Stundenzettel?

In der Regel ja. § 17 MiLoG verlangt bei geringfügig Beschäftigten die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten.

Wie lange muss ein Stundenzettel aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre. So steht es in § 17 Abs. 1 MiLoG für Minijobs und die genannten Branchen und in § 16 Abs. 2 ArbZG für die Zeit über 8 Stunden am Tag.

Bis wann muss der Stundenzettel ausgefüllt sein?

Für die Fälle des § 17 MiLoG spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Wer täglich einträgt, ist auf der sicheren Seite.

Kann ich den Stundenzettel leer ausdrucken?

Ja, mit Einschränkung: Laden Sie das PDF ohne Einträge herunter, stehen alle Tage des gewählten Monats mit leeren Zeilen darauf. Die Summenzeile zeigt dann 0:00, die Summe tragen Sie von Hand nach.

Gibt es den Stundenzettel auch als Excel-Datei?

Ja, als CSV, die sich in Excel öffnet. Eine xlsx-Datei mit Formeln erzeugt der Rechner nicht, die Summen sind in der CSV bereits fertig berechnet.

Wie trage ich Nachtschichten ein?

Tragen Sie Beginn und Ende wie gewohnt ein, etwa 22:00 und 6:00. Die Schicht zählt zum Tag ihres Beginns und dauert 8:00 Stunden. Bleibt das Pausenfeld leer, zieht der Rechner in der deutschen Voreinstellung 30 Minuten ab, es bleiben 7:30 Stunden.