Questo foglio presenze si compila sullo schermo: scrivi entrata, uscita e pausa di ogni giorno e il calcolatore somma le ore del mese. Poi lo scarichi in PDF, con tutti i giorni, il totale in ore e minuti e in centesimi e due righe per la firma, una per il dipendente e una per il responsabile. C'è anche un file CSV da aprire in Excel.
È un modello che compili e conservi tu, non un sistema di timbratura: non registra gli orari da solo e non li invia a nessuno.
Come compilare il foglio presenze
- Scegli il mese. La pagina si apre sul mese intero. Con "Periodo precedente" e "Periodo successivo" cambi mese; in "Periodo" puoi passare anche a "Giorno", "Settimana" o "2 settimane".
- Scrivi "Entrata", "Uscita" e "Pausa" di ogni giorno lavorato, per esempio 8:30, 17:30 e 1:00. Un turno che finisce dopo mezzanotte conta nel giorno in cui è iniziato.
- Copia gli orari uguali. Compilato il lunedì, il pulsante "Copia lunedì nei giorni feriali vuoti" riempie gli altri giorni dal lunedì al venerdì. Poi correggi solo quelli diversi.
- Segna le assenze retribuite. Sotto un giorno feriale vuoto, il link "Assenza" lo segna come ferie, festività o malattia: il giorno non ha ore da contratto e nel PDF compare con la scritta "Assenza retribuita".
- Scrivi il nome in "Nome sul foglio presenze". Se lo lasci vuoto, il PDF ha una riga da compilare a mano.
- Scarica il PDF da stampare e firmare, oppure il CSV.
Se gli orari sono già in un foglio Excel, in Google Sheets o in un messaggio, il pulsante "Importa" li legge da testo incollato, da celle copiate o da un file CSV o .xlsx e mostra un'anteprima prima di riempire il foglio. I dati restano solo in questo browser.
Cosa contiene il PDF
Il PDF è un A4 verticale e un mese intero di solito sta su una pagina. Contiene:
- il titolo "Foglio presenze", il "Nome" e il "Periodo" dal primo all'ultimo giorno,
- una riga per ogni giorno del periodo con "Data", "Giorno", "Entrata", "Uscita", "Pausa", "Ore" e "Centesimi"; i giorni senza lavoro restano vuoti,
- una colonna "Straordinari" quando nel periodo ci sono ore oltre l'orario,
- il "Totale" in ore e minuti e in centesimi, le ore "Ordinarie" e, se hai inserito una paga oraria, la paga lorda,
- la regola usata con le fonti, per esempio "Italia (D.Lgs. 66/2003)", ed eventualmente una nota sulla pausa pranzo detratta in automatico o sugli orari arrotondati,
- due righe per la firma con la data: "Firma del dipendente" e "Firma del responsabile".
Esempio: ottobre 2026
Un impiegato lavora dal lunedì al giovedì dalle 8:30 alle 17:30 con un'ora di pausa (8 ore) e il venerdì dalle 8:30 alle 14:30 senza pausa (6 ore). Ottobre 2026 ha 17 giorni dal lunedì al giovedì e 5 venerdì.
| Giorni | Entrata | Uscita | Pausa | Ore | Centesimi |
|---|---|---|---|---|---|
| Lunedì a giovedì (17 giorni) | 8:30 | 17:30 | 1:00 | 8:00 | 8,00 |
| Venerdì (5 giorni) | 8:30 | 14:30 | 6:00 | 6,00 | |
| Mese | 17:00 | 166:00 | 166,00 |
Il conto: 17 × 8:00 + 5 × 6:00 = 136:00 + 30:00 = 166:00 ore. Con l'orario di 40 ore settimanali il riepilogo mostra "Ore da contratto" 176:00 (22 giorni feriali da 8 ore) e "Saldo ore" -10:00, perché ogni venerdì mancano 2 ore. Se il tuo contratto prevede 38 ore, scrivi 38:00 in "Ore da contratto a settimana" nelle impostazioni "Straordinari, pause e paga". Con una paga oraria di 12 € la paga lorda del mese è 1.992,00 €.
Il venerdì di 6 ore senza pausa non fa scattare avvisi: la pausa è dovuta quando la giornata supera le 6 ore. Una festività infrasettimanale si segna come assenza retribuita e il totale delle ore lavorate scende da solo.
Il file CSV
Il CSV si apre in Excel con colonne separate da punto e virgola e i decimali con la virgola. Ha le colonne "Data", "Giorno", "Entrata", "Uscita", "Pausa", "Ore", "Centesimi", "Ordinarie" e "Straordinari", una riga per ogni giorno e una riga "Totale". Se hai scritto il nome, in cima ci sono anche nome e periodo. Le date sono nel formato anno-mese-giorno, così Excel le ordina correttamente.
Nel tuo foglio Excel, dai alla cella del totale il formato [h]:mm: senza parentesi quadre Excel mostra solo le ore oltre i giorni interi, e 166:00 apparirebbe come 22:00.
Pause e riposi: cosa controlla il calcolatore
Con la regola "Italia (D.Lgs. 66/2003)" il calcolatore segnala sul giorno interessato alcuni limiti del D.Lgs. 66/2003:
- oltre 6 ore di lavoro serve una pausa, la cui durata la fissa il CCNL; senza CCNL almeno 10 minuti (art. 8): "Nessuna pausa di 10 minuti oltre 6 ore (D.Lgs. 66/2003, art. 8)",
- tra un turno e l'altro servono 11 ore consecutive di riposo (art. 7): "Meno di 11 ore di riposo prima di questo turno",
- la media settimanale non può superare 48 ore, straordinari compresi (art. 4); il calcolatore la calcola sui giorni mostrati,
- ogni 7 giorni spettano 24 ore di riposo, da sommare alle 11 ore di riposo giornaliero (art. 9): "Riposo settimanale sotto 35 ore (D.Lgs. 66/2003, art. 9)".
Questo è un calcolo, non una consulenza legale. Il tuo CCNL può prevedere regole diverse su pause e orari.
PDF, Excel o carta
PDF. Il formato per firmare e archiviare. Puoi scaricarlo compilato oppure solo con il nome e il mese, per scrivere gli orari a mano: tutti i giorni del mese compaiono con le righe vuote e il totale a 0:00.
CSV. Per continuare in un foglio di calcolo o per passare le ore a chi elabora le buste paga.
Solo il totale della settimana? Il calcolo ore lavorate è più rapido. Per sommare durate sparse c'è il calcolo ore e minuti, e per gli straordinari con la maggiorazione del tuo contratto il calcolo straordinari.
Per più persone, il piano Team tiene le settimane di ognuno in un unico posto, con un foglio presenze mensile in PDF per persona e un CSV per le paghe con tutti.
Domande frequenti
Cosa deve contenere un foglio presenze?
Almeno il nome della persona, il periodo, la data di ogni giorno con l'orario di entrata e di uscita, le pause e il totale delle ore. Il PDF aggiunge le ore in centesimi e le righe per la firma del dipendente e del responsabile.
Chi firma il foglio presenze?
Di solito il dipendente e il suo responsabile. Il PDF ha due righe: "Firma del dipendente" e "Firma del responsabile", ciascuna con lo spazio per la data.
Posso stampare il foglio presenze in bianco?
Sì. Scarica il PDF senza inserire orari: ci sono tutti i giorni del mese con le righe vuote, da compilare a penna.
Come si segnano ferie e festività?
Con il link "Assenza" sotto il giorno, che lo segna come "Assenza retribuita". Il giorno non conta come lavorato e non ha ore da contratto, così il saldo del mese resta corretto.
Come si segna un turno che finisce dopo mezzanotte?
Con l'entrata e l'uscita reali, per esempio dalle 22:00 alle 6:00. Il turno conta nel giorno in cui è iniziato e nel PDF l'uscita compare con "+1".
Che cosa sono i centesimi nel foglio presenze?
Le ore in formato decimale: 7 ore e 45 minuti sono 7,75. Servono per moltiplicare le ore per la paga oraria. Il convertitore minuti in centesimi ha la tabella da 1 a 60 minuti.
Il foglio presenze si può fare per una settimana?
Sì: in "Periodo" scegli "Settimana" o "2 settimane". Il PDF contiene allora solo quei giorni.