Ten wzór ewidencji czasu pracy wypełniasz na ekranie: wpisujesz godzinę rozpoczęcia, zakończenia i przerwę w każdym dniu, a kalkulator sumuje godziny miesiąca i nadgodziny. Gotową kartę pobierasz jako PDF z miejscem na podpis pracownika i przełożonego albo jako CSV do Excela.
To szablon, który sam wypełniasz i przechowujesz, a nie system rejestracji czasu pracy: nie zapisuje godzin automatycznie i nikomu ich nie wysyła.
Jak wypełnić ewidencję
- Wybierz miesiąc. Karta otwiera się w widoku Miesiąc. Strzałkami przechodzisz do poprzedniego lub następnego miesiąca, a przyciskiem Tydzień, Dzień lub 2 tygodnie zmieniasz okres.
- Wpisz początek, koniec i przerwę każdego dnia, na przykład 8:00, 16:30 i 0:30. Zmiana, która kończy się po północy, liczy się do dnia, w którym się zaczęła.
- Skopiuj zwykły dzień. Po wypełnieniu pierwszego dnia przycisk „Skopiuj … do pustych dni roboczych” wpisze te same godziny w puste dni od poniedziałku do piątku. Potem poprawiasz tylko dni inne niż zwykle, a dni wolne i święta czyścisz.
- Wpisz imię i nazwisko w polu „Imię i nazwisko w ewidencji”. Jeśli zostawisz je puste, w PDF będzie linia do wpisania ręcznie.
- Pobierz PDF do wydruku i podpisu albo CSV do dalszej pracy w arkuszu.
Jeśli godziny są już w Excelu, w Arkuszach Google albo w wiadomości, przycisk „Importuj” odczyta wklejony tekst, plik CSV lub Excel (.xlsx) i pokaże podgląd, zanim cokolwiek wpisze. Dane są zapisane tylko w tej przeglądarce.
Co jest w PDF
PDF ma format A4 i cały miesiąc mieści się zwykle na jednej stronie. Zawiera:
- tytuł „Ewidencja czasu pracy”, imię i nazwisko oraz okres od pierwszego do ostatniego dnia,
- wiersz dla każdego dnia miesiąca z datą, dniem tygodnia, początkiem, końcem, przerwą, godzinami i godzinami dziesiętnie; dni bez pracy zostają puste,
- kolumnę nadgodzin, gdy w miesiącu są nadgodziny,
- sumę miesiąca w godzinach i minutach oraz dziesiętnie, godziny zwykłe, nadgodziny 50% i 100%, a po wpisaniu stawki także kwoty brutto,
- zastosowane zasady ze źródłami w Kodeksie pracy,
- dwie linie na podpis z datą: „Podpis pracownika” i „Podpis przełożonego”.
Przykład: październik 2026
Październik 2026 r. ma 22 dni od poniedziałku do piątku i żadnego święta, więc wymiar czasu pracy wynosi 22 × 8 = 176 godzin. Pracownica biura pracuje od 8:00 do 16:00, a 14 października zostaje do 18:00.
| Dni | Początek | Koniec | Godziny |
|---|---|---|---|
| 21 dni roboczych | 8:00 | 16:00 | 21 × 8:00 = 168:00 |
| Środa 14.10 | 8:00 | 18:00 | 10:00 |
| Razem | 178:00 |
Kalkulator pokazuje Razem 178:00 (178,00 dziesiętnie), Godziny zwykłe 176:00, Nadgodziny 50% 2:00 i Wymiar czasu pracy 176:00. Dwie godziny ponad 8 w środę to nadgodziny dobowe z dodatkiem 50%.
Jeśli ta sama pracownica weźmie urlop 19 i 20 października, zostawiasz te dni puste i suma spada do 162:00. Wymiar w kalkulatorze nadal wynosi 176:00, bo kalkulator nie zna nieobecności. Według art. 130 § 3 Kodeksu pracy urlop obniża wymiar o godziny, które pracownica miała przepracować, tutaj o 16, do 160 godzin. Takie dni oznacz w ewidencji zgodnie z zasadami w twojej firmie.
Co mówi Kodeks pracy
Obowiązek wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy: pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, i udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie. Kodeks nie narzuca wzoru: ewidencja może być papierowa, w arkuszu albo w programie, byle prowadzona dla każdego pracownika osobno.
Przy wypełnianiu przydadzą się trzy zasady:
- Przerwa. Wpisuj tylko przerwę niewliczaną do czasu pracy (art. 141 KP, najwyżej 60 minut). 15 minut przerwy z art. 134 KP to czas pracy, więc jej nie wpisuj.
- Norma. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1). Kalkulator zakłada rozkład od poniedziałku do piątku po 8 godzin.
- Okres rozliczeniowy odpowiada widokowi: tydzień w widoku tygodnia, miesiąc kalendarzowy w widoku miesiąca. Dłuższych okresów kalkulator nie liczy, więc nadgodziny ponad wymiar mogą się w nich wyrównać w kolejnych miesiącach.
Ewidencja w firmach zwykle obejmuje też urlopy, zwolnienia, pracę w nocy i dyżury. Ten wzór nie ma na nie osobnych kolumn, dlatego dopisz je tak, jak wymaga twój pracodawca lub biuro rachunkowe. Porę nocną ustaloną w firmie wybierz w polu „Pora nocna”: kalkulator pokaże „Godziny nocne”, a nadgodziny w tej porze policzy z dodatkiem 100%.
Przepisy: Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (karta aktu w ISAP). To jest obliczenie, nie porada prawna.
Ewidencja, karta czasu pracy i lista obecności
Karta czasu pracy to potoczna nazwa tej samej ewidencji prowadzonej na jednej kartce na osobę i miesiąc. Ten wzór jest właśnie taką kartą.
Lista obecności potwierdza tylko, że pracownik był w pracy, zwykle podpisem przy dacie. Nie ma godzin rozpoczęcia i zakończenia, sumy ani nadgodzin, więc sama nie wystarczy do policzenia wynagrodzenia.
Ewidencja czasu pracy w Excelu. Plik CSV otwiera się w Excelu z kolumnami rozdzielonymi średnikiem i przecinkiem dziesiętnym. Ma te same dni co PDF oraz godziny zwykłe i nadgodziny każdego dnia i wiersz sumy. Jeśli sumujesz godziny we własnym arkuszu, ustaw dla komórki sumy format niestandardowy [g]:mm (w angielskiej wersji Excela [h]:mm). Bez niego Excel pokaże tylko to, co przekracza pełne doby: 178:00 będzie wyglądać jak 10:00.
Jeśli chcesz tylko sprawdzić godziny z tego tygodnia, szybszy będzie kalkulator godzin pracy, a nadgodziny z kwotami policzysz w kalkulatorze nadgodzin.
Gdy ewidencję prowadzisz dla kilku osób, plan zespołowy zapisuje godziny każdej z nich i co miesiąc daje ewidencję czasu pracy dla każdej osoby w PDF oraz jeden plik CSV do płac.
Najczęstsze pytania
Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?
Tak, dla pracodawcy wobec każdego pracownika (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Służy do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń, a pracownik może zażądać jej udostępnienia.
Czy jest obowiązkowy wzór ewidencji czasu pracy?
Nie. Kodeks pracy nie podaje wzoru. Ważne, żeby ewidencja była prowadzona dla każdego pracownika osobno i pozwalała ustalić jego wynagrodzenie.
Czy mogę wydrukować pustą ewidencję?
Tak. Jeśli pobierzesz PDF bez godzin, dostaniesz wszystkie dni miesiąca z pustymi wierszami i sumą 0:00 do wypełnienia ręcznie.
Czy wpisywać przerwę 15 minut?
Nie. Przerwa z art. 134 Kodeksu pracy wlicza się do czasu pracy. Wpisz tylko przerwę niewliczaną do czasu pracy z art. 141, jeśli pracodawca ją wprowadził.
Czym różni się lista obecności od ewidencji czasu pracy?
Lista obecności potwierdza obecność w danym dniu. Ewidencja zawiera godziny pracy, sumę i nadgodziny, z których liczy się wynagrodzenie.
Jak wpisać pracę po północy?
Wpisz początek i koniec jak zwykle, na przykład 22:00 i 6:00. Kalkulator oznaczy dzień jako „Kończy się następnego dnia” i policzy 8 godzin w dniu rozpoczęcia.
Czy ewidencję można prowadzić w Excelu?
Tak, forma jest dowolna. Możesz pobrać ten wzór jako CSV i otworzyć go w Excelu albo prowadzić własny arkusz z formatem [g]:mm w komórce sumy.