Ja, Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor: Nach den Gründen des Beschlusses muss die Erfassung nicht zwingend elektronisch sein.
Für Minijobs und bestimmte Branchen gelten zusätzlich strengere Regeln aus dem Mindestlohngesetz, mit einer Frist von sieben Tagen. Welche Pflicht aus welchem Gesetz kommt, zeigt die Tabelle.
Drei Rechtsgrundlagen im Überblick
| Grundlage | Wer | Was aufzeichnen | Frist und Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21 | Arbeitnehmer allgemein | Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit | im Gesetz nicht festgelegt |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Arbeitnehmer im Geltungsbereich des ArbZG | Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag | mindestens 2 Jahre aufbewahren |
| § 17 Abs. 1 MiLoG | Minijobs nach § 8 Abs. 1 SGB IV und Branchen nach § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit | bis Ablauf des 7. Kalendertages nach dem Arbeitstag, mindestens 2 Jahre aufbewahren |
Die Pflichten stehen nebeneinander. Wer einen Minijobber in der Gastronomie beschäftigt, erfüllt alle drei, wenn er für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer innerhalb von sieben Tagen festhält und die Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahrt.
Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat
Im Verfahren ging es eigentlich um eine andere Frage: Ein Betriebsrat wollte durchsetzen, dass ein elektronisches Zeiterfassungssystem eingeführt wird. Das BAG hat das abgelehnt, mit einer Begründung, die alle Arbeitgeber betrifft. Die beiden Leitsätze:
- Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Das gilt für die Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber keine abweichende Regelung nach Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG getroffen hat.
- Weil diese Pflicht schon kraft Gesetzes besteht, hat der Betriebsrat kein Initiativrecht, die Einführung eines elektronischen Systems über eine Einigungsstelle zu erzwingen.
In den Gründen (Rn. 64 und 65) steht, was das System leisten muss:
- Es muss Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfassen.
- Es muss nach den Vorgaben des Gerichtshofs der Europäischen Union "objektiv, verlässlich und zugänglich" sein.
- Es muss nicht ausnahmslos elektronisch sein. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen in Papierform genügen.
- Die Aufzeichnung selbst kann an die Arbeitnehmer delegiert werden. Einrichten und vorhalten muss das System aber der Arbeitgeber.
- Die Ausgestaltung lässt Raum für die Mitbestimmung eines Betriebsrats. Ob erfasst wird, steht dagegen nicht zur Verhandlung.
Ein unterschriebener Stundenzettel, auf dem die Beschäftigten Beginn und Ende selbst eintragen, kann diese Anforderungen also erfüllen, wenn er regelmäßig geführt, geprüft und aufbewahrt wird.
Zeiterfassung Pflicht 2026: der Stand des Gesetzes
Stand 9. Oktober 2026: Das Arbeitszeitgesetz wurde laut der amtlichen Fassung auf gesetze-im-internet.de zuletzt durch Artikel 52 des Gesetzes vom 23. Oktober 2024 geändert. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung oder eine allgemeine Erfassungspflicht für jeden Arbeitstag enthält es nicht. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt weiterhin nur die Aufzeichnung der Zeit über 8 Stunden am Werktag.
Über eine gesetzliche Regelung von Form und Fristen der Arbeitszeiterfassung wird politisch beraten; ein Entwurf ist kein geltendes Recht. Bis eine Änderung verkündet ist und in Kraft tritt, gilt die oben beschriebene Rechtslage: Pflicht zur Erfassung von Beginn und Ende aus dem Arbeitsschutzgesetz, Form frei, solange das System verlässlich ist.
Was in die Aufzeichnung gehört
Für einen Arbeitstag reichen wenige Angaben:
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Datum | Zuordnung zum Werktag (§ 3 und § 16 ArbZG) |
| Beginn | BAG 1 ABR 22/21, § 17 MiLoG |
| Ende | BAG 1 ABR 22/21, § 17 MiLoG |
| Pause | Ruhepausen sind keine Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 ArbZG) und bestimmen die Dauer |
| Dauer | § 17 MiLoG; zeigt Überstunden und die Zeit über 8 Stunden |
| Name, Zeitraum, Unterschrift | Zuordnung und Nachweis, dass die Zeiten geprüft wurden |
Ein Beispiel aus einer Woche mit 40 Stunden Vertragsarbeitszeit:
| Tag | Beginn | Ende | Pause | Dauer | Über 8 Std. (§ 16 Abs. 2) |
|---|---|---|---|---|---|
| Mo | 8:00 | 16:30 | 0:30 | 8:00 | 0:00 |
| Di | 7:30 | 17:00 | 0:30 | 9:00 | 1:00 |
| Mi | 8:00 | 18:00 | 0:45 | 9:15 | 1:15 |
| Do | 8:00 | 15:00 | 0:30 | 6:30 | 0:00 |
| Fr | 8:00 | 16:30 | 0:30 | 8:00 | 0:00 |
| Summe | 2:45 | 40:45 | 2:15 |
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG allein müssten nur die 2:15 Stunden über 8 Stunden festgehalten werden. Nach dem Beschluss des BAG gehören Beginn und Ende aller fünf Tage in die Aufzeichnung. Die Pausen entsprechen § 4 ArbZG: 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; Details im Ratgeber Pausenregelung. Mehr als 10 Stunden am Tag erlaubt § 3 ArbZG nicht.
Minijob und Mindestlohn-Branchen: die 7-Tage-Frist
Für Minijobs nach § 8 Abs. 1 SGB IV und für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Gebäudereinigung und Sicherheitsdienste, ist § 17 Abs. 1 MiLoG genauer:
- Was: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
- Bis wann: spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, der auf den Tag der Arbeitsleistung folgt.
- Wie lange aufbewahren: mindestens zwei Jahre.
- Ausnahme: Minijobs in Privathaushalten nach § 8a SGB IV.
Ein Beispiel: Eine Aushilfe arbeitet am Dienstag, 6. Oktober 2026. Die Aufzeichnung muss spätestens am Ende von Dienstag, 13. Oktober 2026 vorliegen. Gezählt werden Kalendertage, Wochenenden und Feiertage laufen mit.
Wer im Minijob mehr arbeitet als vereinbart, braucht die Aufzeichnung auch für die Abrechnung: Wann Mehrstunden ausgezahlt oder über ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden, steht im Ratgeber Überstunden auszahlen.
Bußgelder
Für zwei der drei Pflichten nennt das Gesetz einen Bußgeldrahmen:
| Verstoß | Vorschrift | Geldbuße bis |
|---|---|---|
| Aufzeichnung nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht aufbewahrt | § 22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG | 30.000 € |
| Aufzeichnung nach § 17 Abs. 1 MiLoG nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt | § 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG | 50.000 € |
Das sind Höchstbeträge, keine festen Sätze. Das ist eine Berechnung, keine Rechtsberatung: Für die Lage in Ihrem Betrieb, etwa bei leitenden Angestellten, die nach § 18 ArbZG vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen sind, oder bei Regeln aus einem Tarifvertrag, prüfen Sie die Vorschriften im Einzelfall.
Stundenzettel, Excel oder Software
Das Gesetz verlangt ein verlässliches System, kein bestimmtes Produkt. Drei Wege kommen in Frage:
- Stundenzettel auf Papier oder als PDF. Beschäftigte tragen Beginn, Ende und Pause ein, beide Seiten unterschreiben. Die Stundenzettel-Vorlage füllen Sie online aus und laden sie als PDF mit Unterschriftszeilen herunter. Pausen zieht sie nach dem Arbeitszeitgesetz ab, die Summe in Stunden und dezimal steht unten.
- Tabelle. Eine Tabelle mit denselben Spalten ist ebenfalls eine Aufzeichnung. Achten Sie darauf, dass spätere Änderungen erkennbar bleiben und die Datei zwei Jahre aufbewahrt wird.
- Software. Ein elektronisches System erfüllt die Anforderungen ebenso, ist nach dem BAG aber nicht in jedem Fall nötig.
Wichtig bei jeder Form: Die Einträge im Online-Rechner bleiben nur in Ihrem Browser gespeichert. Für die zwei Jahre Aufbewahrung laden Sie das PDF oder die CSV-Datei herunter und legen sie ab. Wer nur die Woche prüfen will, nutzt den Arbeitszeitrechner; Überstunden gegenüber dem Vertrag zeigt der Überstundenrechner. Für mehrere Mitarbeiter gibt es eine Team-Version mit einem monatlichen Stundenzettel pro Person als PDF.
Was der Rechner nicht übernimmt: Er ersetzt nicht die Pflicht des Arbeitgebers, das System einzurichten und die Aufzeichnungen zu prüfen. Er erleichtert nur das Führen und Ausdrucken.
Häufige Fragen
Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Ja. Nach dem Beschluss des BAG vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Für Minijobs und bestimmte Branchen kommt § 17 MiLoG dazu.
Gilt ab 2026 eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung?
Nein, nach dem Stand vom 9. Oktober 2026 nicht. Das Arbeitszeitgesetz wurde zuletzt am 23. Oktober 2024 geändert und enthält keine solche Regel. Nach dem BAG können je nach Tätigkeit und Unternehmen Aufzeichnungen auf Papier genügen.
Reicht ein Stundenzettel auf Papier?
Ja, wenn er verlässlich geführt wird. Das BAG schreibt in den Gründen (Rn. 65), dass die Erfassung nicht ausnahmslos elektronisch erfolgen muss und Papier je nach Tätigkeit und Unternehmen genügen kann.
Dürfen Beschäftigte ihre Zeiten selbst aufschreiben?
Ja. Nach dem BAG darf die Aufzeichnung an die Arbeitnehmer delegiert werden. Das System einzurichten und vorzuhalten bleibt Aufgabe des Arbeitgebers.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Mindestens zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG. Für die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz nennt das Gesetz keine Frist.
Muss die Pause aufgezeichnet werden?
Für die Dauer der Arbeitszeit ja, denn Ruhepausen zählen nach § 2 Abs. 1 ArbZG nicht zur Arbeitszeit. Wer nur Beginn und Ende notiert, kann die Dauer sonst nicht richtig angeben.
Gilt die Pflicht auch für Minijobber?
Ja, und dort besonders genau: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstages bis zum Ablauf des siebten Kalendertages danach, zwei Jahre aufbewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber nicht aufzeichnet?
Für Verstöße gegen § 16 Abs. 2 ArbZG sieht § 22 ArbZG eine Geldbuße bis 30.000 € vor, für Verstöße gegen § 17 Abs. 1 MiLoG § 21 MiLoG bis 50.000 €. Fehlende Aufzeichnungen erschweren außerdem den Nachweis von Überstunden.